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L’Onboarding chez WeSense

L’expérience WeSense

L’Onboarding, un enjeu majeur pour toutes les entreprises

Trop souvent sous-estimé, l’onboarding se révèle être de plus en plus primordial pour les entreprises. Formel ou informel, physique ou digital, sur un jour ou sur plusieurs : l’intégration des nouveaux collaborateurs n’a jamais autant été au cœur des préoccupations, notamment en ces temps de remote et de confinement.

 

Pourquoi se concentrer sur l’Onboarding ?

Selon un sondage effectué en 2017, « Les entreprises qui ont une procédure d’accueil, fidélisent 2 fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas » et « 58 % des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard. ».

En effet, qui n’a jamais connu un mauvais accueil en débutant un emploi ou un stage ? Poste de travail et matériel informatique non-préparés, programme de la journée non établi : les risques sont nombreux ! Or, il n’existe qu’une chance pour faire une première bonne impression et celle-ci persiste souvent dans l’esprit du collaborateur.

De plus, “un salarié intégré est un salarié impliqué !”. Cela semble évident, mais proposer à un collaborateur un endroit unique dans lequel il retrouve toutes les ressources dont il a besoin est primordial dans son intégration. Cela lui permet d’être rapidement informé et donc intégré dans ce qu’il se passe dans l’entreprise. De même lorsqu’un programme de la journée lui est préparé : il peut s’agir de rencontres informelles avec ses collègues, de « vis ma vie » pour découvrir les différents métiers de l’entreprise ou tout simplement du temps pour consulter les différents documents (livret d’accueil, documentation administrative…).

Une bonne intégration est un atout pour les entreprises car elle favorise le bien-être du salarié et donc sa motivation. Elle permet également de favoriser un sentiment d’appartenance, de fidéliser le collaborateur et de l’impliquer dans le développement de l’entreprise.

 

L’Onboarding chez WeSense, ça ressemble à ça…

C’est pourquoi, chez WeSense, nous avons choisi de créer un Trello pour rendre l’onboarding le plus agréable possible (Trello est un outil de gestion de projet). Sur les 3 premiers jours du collaborateur, nous organisons chaque journée par colonne et proposons les cartes suivantes :

  • Infos générales : tous les liens vers la welcome box digitale, l’intranet, et les informations sur la vie de l’entreprise.
  • Programme de la journée : chaque jour, le collaborateur a un programme de la journée à respecter. Rencontres, administratif, vie quotidienne : le collaborateur sera incollable !
  • Onboarding Challenge : le côté fun de l’onboarding où l’on propose au collaborateur une série de défis à réaliser (défier quelqu’un au baby-foot, raconter sa meilleure blague sur Slack…).

 

Ces Trellos sont personnalisés en fonction du type de poste ou du temps disponible pour le collaborateur. Nous avons également couplé le Trello à un système de WeBuddy, parrain / marraine (sur la base du volontariat) disponible tout au long de la première semaine d’onboarding pour relancer, répondre aux questions, prendre en compte les remarques et les faire remonter.

Le WeBuddy reçoit un mail en amont avec les Best Practices pour le guider dans son accompagnement. Enfin, régulièrement, WeSense organise une soirée d’onboarding durant laquelle nous convions les nouveaux collaborateurs pour une présentation de l’entreprise et de nos outils. Le reste de nos collaborateurs sont également invités afin que tout le monde puisse se rencontrer et échanger.

 

N’oubliez pas de boucler la boucle !

Une fois que vous avez travaillé sur les thématiques de l’intégration, n’oubliez pas de prendre également en considération les problématiques de l’offboarding. Au-delà d’un pot de départ, d’une carte de vœux et d’un petit cadeau, il est nécessaire d’accompagner le collaborateur dans ses dernières semaines au sein de l’entreprise afin que son départ soit le plus fluide possible.